Zásady zpracování osobních údajů

Základní škola Zlín, Mikoláše Alše 558, 761 73 Zlín, příspěvková organizace

Tato informace je určena:

všem osobám, které se ZŠ Mikoláše Alše (dále jen „Správce“) vstupují do smluvního vztahu jakožto dodavatelé nebo odběratelé, nebo které se správcem komunikují jakožto oprávněné osoby za smluvní partnery, kteří jsou právnickým osobami,
potenciálním, současným nebo bývalým zaměstnancům správce,
žákům ZŠ a jejich zákonným zástupcům.

Správce zpracovává takové osobní údaje, které mu subjekty údajů poskytnou v rámci uzavření příslušné smlouvy nebo v rámci jejího plnění, nebo v rámci příslušné komunikace, a to v rozsahu, který je k plnění smlouvy nebo ke splnění účelu komunikace nezbytný. Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů vysvětluje, jaké osobní údaje od Vás Správce shromažďuje a jak tyto údaje používá. Veškeré zásady jsou v souladu s nařízením Evropského Parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováváním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (v textu rovněž jako "GDPR").

Informace o správci

Správcem Vašich osobních údajů je Základní škola Zlín, Mikoláše Alše 558, příspěvková organizace, IČ 71 008 144.

Zásady zpracování

Při zpracování osobních údajů ctíme a respektujeme nejvyšší standardy ochrany osobních údajů a dodržujeme zejména následující zásady:

Osobní údaje vždy zpracováváme pro jasně a srozumitelně stanovený účel, stanovenými prostředky, stanoveným způsobem, a pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování.
Zpracováváme pouze přesné osobní údaje a máme zajištěno, že jejich zpracování odpovídá stanoveným účelům a je nezbytné pro naplnění těchto účelů.
Osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje nejvyšší možnou bezpečnost těchto údajů a který zabraňuje jakémukoliv neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich změně, zničení či ztrátě, neoprávněným přenosům, k jejich jinému neoprávněnému zpracování, jakož i k jinému zneužití.
Vždy Vás srozumitelně informujeme o zpracování osobních údajů a o Vašich nárocích na přesné a úplné informace o okolnostech tohoto zpracování, jakož i o Vašich dalších souvisejících právech.
Dodržujeme odpovídající technická a organizační opatření, aby byla zajištěna úroveň zabezpečení odpovídající všem možným rizikům; veškeré osoby, které přicházejí do styku s Vašimi osobními údaji, mají povinnost dodržovat mlčenlivost o informacích získaných v souvislosti se zpracováváním těchto údajů.

Informace o zpracování osobních údajů

Účely zpracovávání a právní základ pro zpracování

Osobní data zpracováváme s následujícími účely:

a) pokud jste naši obchodní partneři nebo dodavatelé nebo je zastupujete:

uzavírání a plnění obchodních smluv (účel č.1)

b) pokud jste uchazeči o zaměstnání nebo zaměstnanci:

vedení personální agendy (účel č.2)
vedení mzdové a účetní agendy (účel č.3)
řízení pracovněprávních či obdobných vztahů (účel č.4)
propagace slušného chování a šíření povědomí o vhodných, správných a slušných způsobech společenského chování a mezilidských vztahů v rámci školní výuky i výchovy mimoškolní (účel č.9)
transparentnost a dostupnost kontaktních a identifikačních údajů pro veřejnost (účel č.10)
ochrana zdraví zaměstnanců (účel č.12)

c) pokud jste žák naší ZŠ nebo jeho zákonný zástupce:

příjímací řízení do ZŠ (účel č.6)
řízení provozu ZŠ - např. evidence docházky žáků, pedagogické účely, vedení družiny, apod.(účel č.7)
organizace mimoškolnich aktivit (účel č.8)
propagace slušného chování a šíření povědomí o vhodných, správných a slušných způsobech společenského chování a mezilidských vztahů v rámci školní výuky i výchovy mimoškolní (účel č.9)
ochrana zdraví žáků ZŠ (účel č.11)

d) pokud se jste návštěvníci naší školy (včetně zaměstnanců a dětí):

ochrana ochrana majetku, důkazní funkce při úrazech a trestné činnosti (účel č.5)

e) pokud se jste návštěvníci našich webových stránek:

analýza vašich preferencí, marketing (účel č.13)

Právní základ pro zpracování

Právním základem pro zpracování osobních údajů je čl. 6, odst. 1 GDPR a to takto:

subjekt údajů udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů (účel č.10,13);
zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů (účel č.1);
zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje (účel č.2,3,4,6,7,11,12);
zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě (účel č.5,8),
zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (účel č.9).

Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Rádi bychom Vás informovali, že Vaše osobní údaje můžeme dle výše uvedeného nařízení zpracovávat i bez Vašeho souhlasu, ale pouze za účelem:

plnění smlouvy uzavřené mezi Vámi a námi, přičemž smlouvu může představovat i faktické využívání určité služby, aniž by bylo potřeba cokoli podepsat,
plnění právních povinností, které pro nás vyplývají z obecně závazných právních předpisů,
při zpracování, jež je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů,
při zpracování, jež je nezbytné pro zajištění životně důležitých zájmů Vašich nebo třetích osob.

Možnost a zákonnost takového zpracování vyplývá přímo z platných právních předpisů a Váš souhlas k tomuto zpracování není potřeba.

Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Některé zpracování Vašich osobních údajů vyžaduje Váš souhlas. Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané, osobní údaje. Pokud souhlas neposkytnete, může to být důvodem, že nebudeme Vám schopni poskytnout některé produkty či služby, nebo budeme nuceni odůvodněným způsobem upravit dostupnost, rozsah či podmínky poskytovaných produktů a služeb. Účely, pro které potřebujeme z důvodu zpracování osobních údajů Váš souhlas najdete výše.

Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Naše ZŠ zpracovává osobní údaje v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme pouze osobní údaje, které nám poskytujete zejména:

v souvislosti s obchodní spoluprací, obchodními případy nebo projekty mezi naší společností a Vámi nebo fyzickou či právnickou osobou, u níž jste zaměstnáni, kterou zastupujete, nebo s níž spolupracujete,
v souvislosti s výkonem práce nebo jako uchazeč o práci či spolupráci v naší společnosti,
v souvislosti s docházkou, evidencí a edukačními i volnočasovými aktivitami dětí.

Jedná se tak nejčastěji (nikoliv výhradně) o následující kategorie údajů:

identifikační údaje (např. jméno a příjmení, IČO, adresa sídla, pokud podnikáte atd.),
kontaktní údaje (e-mail, telefonní číslo atd.),
údaje nutné pro nábor nových pracovníků (údaje o předchozích zaměstnáních, doklady o absolvovaném školení a vzdělání),
obrazové identifikační údaje (fotografie, videozáznam nebo snímek z videozáznamu),
údaje nutné pro vedení personální a finanční agendy (národnost, státní příslušnost, počet dětí atd.),
údaje spojené s výkonem práce (evidence pracovní doby, odměny, přesčasy),
údaje spojené se vzděláváním žáků,
údaje o zdravotním stavu (medikace, výsledky testování atd.)

Způsob zpracování osobních údajů

Způsob, kterým naše ZŠ zpracovává osobní údaje, nezahrnuje automatizované zpracování, včetně algoritmického zpracování, v informačních systémech.

Doba zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům jejich zpracování. Průběžně posuzujeme, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat určité osobní údaje potřebné pro určitý účel. Pokud zjistíme, že již nejsou potřebné pro žádný z účelů, pro které byly zpracovávány, údaje zlikvidujeme. Interně jsme však již ve vztahu k určitým účelům zpracování osobních údajů vyhodnotili obvyklou dobu využitelnosti osobních údajů, při jejímž uplynutí zvlášť pečlivě posuzujeme potřebu zpracovávat příslušné osobní údaje pro daný účel. V té souvislosti zároveň platí, že:

pokud jsou stanoveny zákonem nebo jiným obecně závazným právním předpisem, nebo rozhodnutím správního orgánu, musí být osobní údaje za popsaným účelem archivovány minimálně po takto stanovenou dobu (v některých případech stanovuje zákon dobu uchování až 40 let),
pokud jsou stanoveny Skartačním řádem, tak dobou definovanou v tomto řádu,
pokud se jedná o videozáznam, tak po dobu minimálně 5 dní (běžný provoz) a maximálně 8 týdnů (mimořádný provoz – prázdniny),
pokud je event. možné jejich užití nebo potřeba jejich užití v soudních či jiných sporech nebo správních či dalších řízeních, budou uchovávány minimálně po dobu 2 let od pravomocného skončení daného sporu nebo řízení, a jestliže nebudou žádný spor nebo řízení iniciovány, minimálně po dobu 2 let od uplynutí promlčecí nebo prekluzivní lhůty u věci, kde by mohly být event. uplatněny,
v ostatních případech (zaměstnanci) po dobu 4 roky od ukončení pracovního poměru (zaměstnanci), existence smluvního závazku (obchodní partneři) a školní docházky (děti ZŠ),
v případech zpracování založených na souhlasu je tato doba definovaná přímo v textu souhlasu,
u cookies, viz kapitola Cookies. Ty osobní údaje, které jsou nezbytné pro řádné poskytnutí služby, resp. pro splnění všech našich povinností, ať již tyto povinnosti vyplývají ze smlouvy mezi námi či z obecně závazných právních předpisů musíme zpracovávat bez ohledu na Vámi udělený souhlas po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy či v souladu s nimi i po případném odvolání Vašeho souhlasu.

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje získáváme zejména:

od rodičů dětí nebo jejich zákonných zástupců
od obchodních partnerů, dodavatelů nebo sponzorů
od zaměstnanců či uchazečů o zaměstnání, a to přímo, např. při uzavírání smluv, na základě výběrových řízení
z veřejně dostupných zdrojů (veřejné rejstříky, evidence či seznamy),
od třetích osob oprávněných s osobními údaji klienta nakládat,
z vlastní činnosti, a to zpracováváním a vyhodnocováním ostatních osobních údajů.

Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje klientů jsou zpřístupněny zejména našim zaměstnancům v souvislosti s plněním jejich pracovních povinností, při kterých je nutné nakládat s osobními údaji pouze však v rozsahu, který je v tom, kterém případě nezbytný a při dodržení veškerých bezpečnostních opatření. Vedle toho jsou Vaše osobní údaje předávány třetím osobám, které se podílejí na zpracování osobních údajů, případně jim tyto osobní údaje mohou být zpřístupněny z jiného důvodu v souladu se zákonem. Správce má právo pověřit zpracováním osobních údajů zpracovatele, který se správcem uzavřel zpracovatelskou smlouvu a poskytuje dostatečné záruky ochrany Vašich osobních údajů. Proto vždy před jakýmkoliv předáním Vašich osobních údajů třetí osobě vždy s touto osobou uzavřeme písemnou smlouvu, ve které upravíme zpracování osobních údajů tak, aby obsahovala stejné záruky pro zpracování osobních údajů, jaké v souladu se svými zákonnými povinnostmi sami dodržujeme.

Předávání osobních údajů

V souladu s příslušnými právními předpisy jsme oprávněni přímo, bez Vašeho souhlasu, předávat Vaše osobní údaje:

příslušným orgánům státní správy, soudům a orgánům činným v trestním řízení za účelem plnění jejich povinností a pro účely výkonu rozhodnutí;
bankám a jiným poskytovatelům platebních služeb;
dalším osobám v rozsahu stanoveném právními předpisy, například třetím osobám pro účely vymáhání našich pohledávek.

Vaše práva

Naše škola dodržuje zákony na ochranu dat platné v Evropském hospodářském prostoru, které v případě jejich platnosti zahrnují následující práva:

Pokud se zpracování osobních údajů zakládá na Vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas pro budoucí zpracování kdykoli odvolat (viz dále).
Máte právo od nás jakožto od správce údajů ve smyslu právních předpisů požadovat přístup ke svým osobním údajům a jejich opravu.
Máte další práva jako je právo na výmaz, právo na omezení zpracování, právo podat námitku proti přímému marketingu, právo na přenositelnost osobních údajů.
Máte právo nesouhlasit se zpracováním svých osobních údajů.
Máte právo podat stížnost u úřadu pověřeného ochranou dat.

Právo odvolat souhlas

V tomto Informačním memorandu jsme se pokusili vysvětlit, proč Vaše osobní údaje potřebujeme a že je pro některé účely smíme zpracovávat jen s Vaším souhlasem. Souhlas se zpracováním svých osobních údajů nejste naší společnosti povinni udělit a zároveň jste oprávněni tento svůj souhlas odvolat. Připomínáme zde, že některé osobní údaje jsme oprávněni zpracovávat k určitým účelům také bez Vašeho souhlasu. Pokud odvoláte svůj souhlas, ukončíme zpracování příslušných osobních údajů k účelům vyžadujícím příslušný souhlas. V případě, že si přejete odvolat svůj souhlas se zpracováním osobních údajů, může tak učinit způsobem definovaným v sekci Kontaktujte nás.

Změny v prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů

Toto prohlášení o zásadách ochrany osobních údajů budeme v případě potřeby aktualizovat na základě názorů našich zákazníků. Když zveřejníme změny tohoto prohlášení, upravíme vždy datum poslední aktualizace uvedené na konci tohoto prohlášení včetně popisu změn. Dojde-li v tomto prohlášení či ve způsobech, jakými naše škola bude používat Vaše osobní údaje k podstatným změnám, oznámíme Vám tyto změny tak, že před implementací těchto změn zveřejníme viditelné upozornění nebo vám zašleme osobní oznámení. Doporučujeme Vám pravidelně toto prohlášení kontrolovat, abyste byli informováni o způsobech ochrany Vašich osobních údajů.

Cookies

Cookies jsou malé textové soubory, které mohou používat webové stránky k mnoha účelům, např. k personalizaci obsahu a reklam, poskytování funkcí sociálních médií nebo analýze návštěvnosti, některé slouží k tomu, aby si webová stránka pamatovala vaše preference. Tyto soubory se ukládají do vašeho zařízení (např. do počítače, tabletu nebo mobilního telefonu). Každá webová stránka může do vašeho prohlížeče odesílat své vlastní soubory cookies pouze v případě, pokud to umožňuje nastavení vašeho prohlížeče. Zákon stanoví, že můžeme na vašem zařízení ukládat soubory cookie, pokud jsou nezbytně nutné pro provoz těchto stránek (viz sekce Nezbytné cookies), a to bez vašeho souhlasu, na základě tzv. oprávněného zájmu. Pro všechny ostatní typy souborů cookie potřebujeme váš souhlas, který projevíte odsouhlasením tzv. cookie lišty.

Druhy cookies

Cookies se dělí podle účelu, k jakému jsou využívány a ta takto:

Nezbytné (technické)

Tyto cookies pomáhají s tím, aby byly webové stránky použitelné. Poskytují základní funkce jako je navigace na stránce nebo změna rozlišení prohlížeče dle velikosti vašeho zařízení. Bez těchto souborů nemůže web správně fungovat. Tyto cookies lze blokovat (zakázat), ale část stránek se vám nemusí zobrazovat správně, některé části dokonce nemusí fungovat. Návody pro nejčastěji používané prohlížeče najdete zde:

Preferenční (funkcionální)

Preferenční soubory cookie umožňují webové stránce zapamatovat si informace, které mění způsob, jakým se webová stránka chová nebo vypadá jako je váš preferovaný jazyk nebo region, ve kterém se nacházíte.

Statistické (výkonnostní)

Tyto soubory cookie pomáhají vlastníkům webových stránek porozumět tomu, jak návštěvníci interagují s webovými stránkami tím, že shromažďují a hlásí informace, často anonymně.

Reklamní

Reklamní soubory cookie se používají ke sledování návštěvníků a jejich chování. Záměrem je zobrazovat reklamy, které jsou relevantní a poutavé pro jednotlivé uživatele, a proto jsou hodnotnější pro vydavatele a inzerenty třetích stran.

Seznam cookies

Na našem webu využíváme jak naše vlastní cookies, tak cookies třetích stran, které pocházejí z jiné domény (viz sloupec Poskytovatel). V tabulce ZDE je uveden přehled všech cookies včetně jejich popisu a doby zpracování.